よくあるトラブルはどんなもの!?シチュエーションや原因、対策を解説
看護師もオンライン面接が行われる機会が増えました。
採用活動でもなるべく対面を避けた「オンライン面接」が主流になってから、まだ3年ほど。
「オンライン面接を経験したことがない」「そもそも、ビデオ通話システムに慣れていない」という看護師も少なくないのでは。
オンライン面接だからこそ発生しやすいトラブルがあるので、ぜひ知っておきましょう。今回は、よくある2大トラブルとその原因、対策について解説します。
トラブル１◆オンライン面接開始時刻に間に合わない！
オンライン面接の開始時刻に間に合わないというトラブルは、主に①準備不足 ②メール紛失から起こります。
原因1 準備不足
オンライン面接が決まると、オンライン面接で使用するシステムについて案内があります。
面接日時までに、指定されたビデオ通話システムをダウンロード。また、自宅のパソコン環境を整え、オンライン面接に向けて準備しておきましょう。
「当日にやればいいや」と考えるのはとても危険です。
- システムをダウンロードしたのに作動しなかった
- 使用予定だったパソコンは、外付けマイクを使わないとスムーズに通話できなかった
など、思ったよりも事前準備に時間がかかることがあるので、余裕をもって準備を。前もって済ませておくことで、面接開始時間に間に合わないというトラブルを回避できます。
事前の準備についてはコチラの記事をチェック！
原因2 メール紛失
オンライン面接が決まると、先方からはオンライン面接会場にアクセスするためのURLやパスワードが送られてきます。
主にメールで通知されます。場合によっては、先方のメールアドレスからではなくシステムからの通知メールに記載されていることがあります。
面接当日まで時間があいた時は、メールが埋もれやすくなります。「メール検索をかけても見つからない！」と焦った挙句、開始時間に間に合わないとなっては大問題。
さらに、どうしても見つからず、再度出してもらうことになれば印象は良くないでしょう。
メールが見つかず遅刻してしまうというトラブルは、簡単な対策で防げます。
メールが届いた時点で埋もれないようマークを付けるなど、メールをすぐに見つけられるよう仕分けておきましょう。
また、うっかり削除することがないよう、パスワード等をコピー＆ペーストしてスケジュールなどにも記録しておくとさらに安心◎
⇒遅れそうな時は
「オンライン面接の時間に間に合わない」という時は、
- 人材会社の担当コンサルタント、事前のご案内メールに記載されている緊急連絡先に連絡します。間に合わない可能性があるとわかったタイミングで早めに連絡をしましょう。
連絡をする際は、
- 「遅れる理由」
- 「どのくらい遅れるのか」
を伝えます。
最初に担当コンサルタントに電話を掛け、指示を仰ぎます。担当コンサルタントが通話中などつながらないときは、無暗に折り返しを待つのではなく、緊急連絡先に電話をしましょう。
「少し遅れるだけ」とこちらが思っていても、先方のスケジュールの都合上、面接日を改めることがあります。
また、連絡なしで面接時間を迎えた場合、面接辞退とみなされてしまう場合があるので気を付けましょう。
トラブル2◆オンライン面接中に不具合発生！
事前準備はしっかりと済ませていて、パスワードも手元に用意して無事オンライン面接の時間に間に合った。それなのに、普段なら起こり得ないまさかの事態が発生することもあります。
オンライン面接中のトラブルは、インターネット通信に関することがほとんどです。
原因1 インターネット環境
事前に確認したときはインターネット環境に問題はなかったのに、画面が固まるなど不具合が起こることがあります。
時間帯や曜日によってインターネット環境にムラがある可能性もあるので、時間帯や曜日を変えてもインターネット速度は十分か、確認しておくと良いでしょう。
また、家の中でも場所によってつながりにくい・つながりやすい場所があります。
オンライン面接で使用する予定の場所で事前確認をしましょう。
Wi-Fiに不具合があった場合も、有線だと安定することがあります。可能であれば、有線でインターネット回線につないでおくと安心です。
コチラの記事も参考に！
原因2 デバイスの不調
ほぼないことですが、使用している端末やデバイスが故障する可能性はゼロではありません。
突然の故障はお手上げになってしまいますが、もしヘッドセットなどで予備があるものは、予備もそばに置いておくと◎。
急に声が聞こえなくなり、故障かとおもいきや「バッテリー切れだった！」ということもあるので、充電して使うものは充電100％にしておきましょう。
なお、以前から不調があるなど怪しい機器は、オンライン面接での使用は避けます。
⇒オンライン面接中のトラブルは
オンライン面接中に問題が発生した場合、
-
- 画面につながっている状態なら画面のチャットに
- オンライン面接会場につながらなくなったなら、緊急連絡先に
「どのようなトラブルが発生しているか」具体的に伝えるようにしましょう。
場合によっては、途中から電話面接に変更、または日程や時間を改める場合があります。
慌てず落ち着いて対処することが大切です。
その他◆急な事情で面接を受けられなくなった！
最後、オンライン面接に限らないことですが、面接での日時変更について。
前日や当日の急なスケジュール変更は、先方に大迷惑をかけてしまいます。
どうしてもという事情がない限り、オンライン面接を優先させるのが社会人としての常識。
とはいえ、急なリスケジュールを要するケースもあります。主に、①体調不良 ②家族の事情 といった緊急事態です。
原因1 体調不良
一気に高熱になるインフルエンザなど感染症は、予測ができず、しっかり予防していたつもりなのに体調不良になってしまうことがあります。
本人も悔しく、残念でしょう。しかし、人込みを避ける、夜更かししない、栄養を摂る、体を冷やさないなど、基本的なことである程度防げる部分もあります。
オンライン面接に向けて、自分でコントロールできる部分は対策して、体調不良にならないよう予防しておきましょう。
原因2 家族の事情
忌引きの場合は、誰もが経験をする可能性があり、また、自分自身でどうすることもできないことです。
面接をリスケジュールしたいとお願いすることは全く問題なく、マイナスのイメージになることもありません。
一方、「子どもが熱を出したので」「ベビーシッターさんが体調不良で」といった、代わりを探せば対処できたのでは……、あらかじめなんとかできたのでは……と思われかねない事情については、場合によっては印象を悪くする可能性もあります。
面接官も同じような家庭事情があっても、代わりを探して約束の面接時間を守っていた可能性もあります。
面接官の時間ももらっているということは忘れないようにしましょう。
対応によっては、実際に勤務してからのことを想像されてしまう可能性があります。可能ならパートナーや家族の協力を得られるよう相談するなど、不測の事態も想定しておけるとよいでしょう。
とはいえ、そんなに都合良くはいかないのも現実。
どうにもならないと判断できる場合はきちんと事情説明と謝罪をし、誠意を示すことが大切です。その上で再度日程調整の相談をしましょう。
⇒日時を変更したい場合は
面接時間を変えたい事情が出来た場合、分かった時点で速やかに人材会社の担当コンサルタントに連絡をしましょう。
「何とかしようとバタバタしていたら面接時間を過ぎていた……」ということにもなりやすいので、まずは一報を入れて相談！ 1日でも、1時間でも早くに連絡をするとで日時調整がスムーズになります。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
看護師のオンライン面接でよく起きるトラブルについて解説しました。
インターネットやデバイスの不調、準備不足によるトラブルが多く、まさにオンライン面接ならでは。
通常はオンライン面接もスムーズに行なえるのですが、慣れていなかったり、はじめてのオンライン面接だと、思いもよらなかった部分で躓いてしまうかもしれません。
せっかくの面接なのに、オンラインだったためにうまくいかず本領発揮できないのはもったいないこと。この記事を見て、事前に対策すれば防げそうだなと思っていただけたのではないでしょうか。
多くの人がつまずくトラブルはどこなのか知って、対策することで未然に防ぎましょう！
コチラの記事も参考に！
スーパーナースは看護師に特化した人材会社です。
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スーパーナース編集部
看護師の働き方を支援して30年の株式会社スーパーナース。
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